Положення про ДЕРЖАВНИЙ АРХІВ ДНІПРОПЕТРОВСЬКОЇ ОБЛАСТІ

Основними завданнями державного архіву є:

• забезпечення реалізації державної політики у сфері архівної справи і діловодства;
• здійснення управління архівною справою і діловодством на території області, координація діяльності органів державної влади, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ, організацій усіх форм власності в питаннях архівної справи і діловодства;
• внесення до Національного архівного фонду архівних документів, що мають місцеве значення, ведення обліку та постійне зберігання цих документів, а також використання відомостей, що в них містяться;
• проведення науково-методичної роботи в галузі архівознавства, документознавства та археографії, впровадження досягнень науки, техніки, передового досвіду в практику діяльності архівних установ;
• здійснення контролю за діяльністю архівних установ і служб діловодства, забезпечення додержання законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи.

Державний архів відповідно до покладених на нього завдань:

• Забезпечує постійне зберігання, охорону, реставрацію, консервацію:
  • документів Національного архівного фонду, переданих до державного архіву органами державної влади, органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами, організаціями незалежно від форми власності та об'єднаннями громадян, які діють (діяли) на території області;
  • документів особового походження;
  • службових видань, що не надходять в установленому порядку до Книжкової палати України та бібліотек-депозитаріїв;
  • документів юридичних і фізичних осіб, що в установленому порядку надійшли у власність держави з-за кордону;
  • страхового фонду копій особливо цінних і унікальних документів, копій документів з історії області, що зберігаються в інших архівах, музеях і бібліотеках;
  • облікових документів державного архіву й архівних довідників, а також друкованих видань та інших матеріалів, що належать до довідково-інформаційного фонду державного архіву.
• Створює страхові копії та копії фонду користування особливо цінних документів, що зберігаються в державному архіві, та профільних унікальних документів незалежно від місця зберігання і форми власності.
• Здійснює в установленому порядку облік, обстеження та аналіз діяльності архівних установ незалежно від форми власності та підпорядкування, веде їх реєстр.
• Веде обов’язковий державний облік профільних документів Національного архівного фонду незалежно від місця зберігання, форми власності на них, виду носія інформації та доступу, здійснює контроль за їх збереженістю, обліком та використанням відомостей, що в них містяться.
• Організовує роботу, пов’язану з внесенням профільних документів до Національного архівного фонду або вилученням документів із нього незалежно від місця зберігання й форми власності.
• Організовує роботу щодо віднесення документів Національного архівного фонду до унікальних документів, внесення їх до Державного реєстру національного культурного надбання і страхування.
• Затверджує списки джерел формування Національного архівного фонду, які перебувають у зоні комплектування державного архіву, на підставі затверджених списків.
• Проводить роботу, спрямовану на виявлення, взяття на облік, повернення, придбання або відтворення в копіях профільних документів, які знаходяться за кордоном, та документів іноземного походження, що стосуються історії області.
• Приймає на прохання юридичних та фізичних осіб документи Національного архівного фонду, що є власністю цих осіб, на постійне чи тимчасове зберігання.
• Здійснює контроль за дотриманням правил торгівлі антикварними речами в частині продажу архівних документів, реалізовує переважне право держави на придбання профільних документів Національного архівного фонду в разі їх продажу, звертається до суду з позовом про передачу у власність держави архівних документів, які не мають власника або власник яких невідомий.
• Перевіряє роботу архівних підрозділів і служб діловодства в органах державної влади, органах місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності, зокрема об’єднань громадян, громадських спілок, релігійних організацій, приватних архівів, з метою здійснення контролю за дотриманням законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи шляхом проведення планових і позапланових перевірок, надає зазначеним підрозділам і службам методичну допомогу в організації діловодства та зберіганні документів.
• Контролює складання та додержання номенклатури справ підприємств, установ та організацій незалежно від форм власності та об’єднань громадян, що перебувають у зоні комплектування державного архіву.
• Створює довідковий апарат до архівних документів і вдосконалює його, забезпечує автоматизацію інформаційних процесів.
• Надає користувачам архіву документи і довідковий апарат до них, інформує про документи, відомості з яких можуть бути ними використані, забезпечує у разі виявлення в архівних документах недостовірних відомостей про особу на вимогу фізичних осіб долучення до архівних документів письмового обґрунтованого спростування чи додаткових відомостей про особу.
• Забезпечує у межах своїх повноважень охорону відомостей та збереженість документів, що становлять державну таємницю, переглядає в установленому порядку рішення про обмеження доступу до документів, у тому числі скасовує рішення про віднесення інформації до державної або іншої таємниці.
• Забезпечує видачу архівних довідок, копій документів та іншим шляхом задовольняє запити фізичних і юридичних осіб.
• Публікує в установленому порядку документи Національного архівного фонду, випускає довідково-інформаційні видання і посібники з архівної справи та діловодства.
• Здійснює науково-методичне керівництво і контроль за діяльністю архівних відділів районних державних адміністрацій, архівних відділів міських рад, трудових та приватних архівів.
• Складає і подає для затвердження в установленому порядку проекти державних цільових програм та затверджує план розвитку архівної справи в області, забезпечує їх виконання.
• Вживає заходів для вдосконалення мережі державних та інших місцевих архівних установ.
• Подає пропозиції до облдержадміністрації щодо створення архівних установ для централізованого тимчасового зберігання архівних документів, нагромаджених у процесі документування службових, трудових або інших правовідносин юридичних і фізичних осіб на відповідній території (району, міста), та інших архівних документів, що не належать до Національного архівного фонду (трудових архівів).
• Здійснює грошову оцінку документів Національного архівного фонду, що зберігаються в державному архіві, у фізичних і юридичних осіб, які перебувають у зоні його комплектування.
• Надає допомогу юридичним і фізичним особам, які є власниками документів Національного архівного фонду, щодо поліпшення умов їх зберігання, реставрації та створення фондів користування.
• Надає платні послуги юридичним і фізичним особам.
• Бере участь у плануванні капітальних вкладень на будівництво місцевих архівних установ.
• Сприяє залученню фахівців до роботи в архівних установах області, організовує підвищення їх кваліфікації, проводить навчання працівників діловодних, архівних служб та експертних комісій підприємств, установ, організацій всіх форм власності на курсах підвищення кваліфікації.
• Здійснює разом з науковими установами або самостійно – наукові дослідження з архіво- і документознавства, археографії, впроваджує в практику їх результати, поширює науково-технічну інформацію з архівної справи та діловодства.
• Організовує вивчення, узагальнення і поширення передового досвіду
• Виконує інші функції, що випливають з покладених на державний архів завдань.