A-
A+
Портал працює в режимі тестування. Зауваження щодо роботи надсилайте, будь ласка, на support@adm.dp.gov.ua . Стара версія порталу
Опубліковано 15 січня 2018 року, 10:08

ЗАТВЕРДЖЕНО
Розпорядження голови
облдержадміністрації
12.02.2014 №Р-93/0/3-14

Регламент Дніпропетровської обласної державної адміністрації

Загальні положення

1. Регламент Дніпропетровської обласної державної адміністрації (далі – регламент) регулює організаційні та процедурні питання діяльності місцевої державної адміністрації (далі – облдержадміністрація).

2. Розгляд в облдержадміністрації питань, що належать до її компетенції, зокрема щодо делегованих відповідною радою повноважень, проводиться головою, першим заступником голови, заступниками голови (відповідно до розподілу функціональних повноважень), заступником голови – керівником апарату, структурними підрозділами облдержадміністрації, а також консультативними, дорадчими та іншими допоміжними органами, службами і комісіями, утвореними головою облдержадміністрації.

3. Робота облдержадміністрації, її апарату та структурних підрозділів є відкритою і гласною, за винятком розгляду питань, які становлять державну таємницю або належать до службової інформації.

Облдержадміністрація інформує громадськість про свою діяльність.

Висвітлення діяльності місцевої держадміністрації здійснюється в порядку, передбаченому законодавством.

4. Розподіл функціональних повноважень між першим заступником, заступниками голови облдержадміністрації та заступником голови – керівником апарату облдержадміністрації (далі – заступники голови), іншими посадовими особами облдержадміністрації здійснюється головою облдержадміністрації, зокрема щодо повноважень і функцій:

посадової особи;

структурних підрозділів облдержадміністрації, діяльність яких контролюватиметься відповідною посадовою особою;

підприємств, установ та організацій, стосовно яких посадова особа забезпечує реалізацію відповідно до чинного законодавства України державної політики;

порядку заміщення голови облдержадміністрації, заступників голови облдержадміністрації у разі їх відсутності.

Голова облдержадміністрації визначає також обов’язки посадових осіб щодо спрямування та контролю діяльності відповідних райдержадміністрацій.

5. Положення про структурні підрозділи облдержадміністрації та апарат облдержадміністрації розробляються керівниками таких підрозділів і затверджуються розпорядженням голови облдержадміністрації.

Планування роботи облдержадміністрації

6. Робота облдержадміністрації проводиться за перспективними (річними), поточними (квартальними), оперативними (місячними) планами, які затверджуються головою облдержадміністрації, та відповідно до плану заходів голови облдержадміністрації на тиждень (тижневе планування).

7. Планування роботи облдержадміністрації здійснюється з метою створення умов для послідовної та узгодженої діяльності її структурних підрозділів та апарату.

8. Формування планів роботи облдержадміністрації проводиться її апаратом за пропозиціями структурних підрозділів облдержадміністрації, погодженими із заступниками голови (відповідно до розподілу функціональних повноважень).

Планування роботи облдержадміністрації з підготовки проектів регуляторних актів здійснюється з урахуванням статті 7 Закону України «Про засади державної регуляторної політики у сфері господарської діяльності».

9. Плани роботи облдержадміністрації передбачають заходи, спрямовані на виконання Конституції України, законів України, актів Президента України та Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України, інших органів виконавчої влади вищого рівня (далі – акти законодавства), доручень Прем’єр-міністра України, державних і регіональних програм соціально-економічного та культурного розвитку, здійснення інших визначених законами, а також делегованих відповідною радою повноважень та забезпечення реалізації державної політики.

10. Перспективне (річне) планування роботи облдержадміністрації.

10.1. Перспективним (річним) планом роботи облдержадміністрації є Програма соціально-економічного та культурного розвитку області та Перспективний план засідань колегії облдержадміністрації на рік.

10.2. Проект Програми соціально-економічного та культурного розвитку області формується на підставі й у терміни, визначені відповідною постановою Кабінету Міністрів України, за пропозиціями структурних підрозділів облдержадміністрації, територіальних органів міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, міст та районів області. Департамент економічного розвитку облдержадміністрації здійснює координацію та узагальнює пропозиції щодо всіх галузей і сфер діяльності.

10.3. Проект Програми соціально-економічного та культурного розвитку області після погодження розпорядженням голови облдержадміністрації надається до обласної ради. Після розгляду та обговорення на засіданнях постійних комісій обласної ради згідно з процедурою, визначеною Регламентом обласної ради, проект Програми соціально-економічного та культурного розвитку області з внесеними змінами та доповненнями вноситься на розгляд і затверджується на сесії обласної ради.

10.4. На виконання затвердженої Програми соціально-економічного та культурного розвитку області колегією облдержадміністрації розглядаються відповідні заходи, які затверджуються розпорядженням голови облдержадміністрації.

10.5. Фінансовою формою перспективного (річного) плану є обласний бюджет. Проект обласного бюджету готує департамент фінансів облдержадміністрації, організовує обговорення на засіданнях постійних комісій обласної ради та вносить необхідні зміни у ході обговорення.

Проект обласного бюджету вноситься на розгляд сесії обласної ради та затверджується на її пленарному засіданні.

10.6. Перспективний план засідань колегії облдержадміністрації на рік складається у грудні на наступний рік управлінням організаційної роботи апарату облдержадміністрації за пропозиціями заступників голови (відповідно до розподілу функціональних повноважень) та затверджується головою облдержадміністрації (додаток 1).

Тематика й терміни розгляду питань на засіданнях колегії облдержадміністрації визначаються на підставі актів Президента України, Кабінету Міністрів України, інших органів державної виконавчої влади вищого рівня, регіональних програм, показників проекту Програми соціально-економічного та культурного розвитку області тощо.

11. Поточне (квартальне) планування роботи облдержадміністрації.

11.1. Поточний (квартальний) план роботи облдержадміністрації розробляється на підставі пропозицій, узгоджених із заступниками голови (відповідно до розподілу функціональних повноважень), які подаються структурними підрозділами облдержадміністрації та її апарату, територіальними органами міністерств, інших центральних органів виконавчої влади.

11.2. Пропозиції до квартального плану роботи облдержадміністрації подаються за тематичними розділами і повинні включати переліки:

актуальних питань, пов’язаних із реалізацією заходів соціально-економічного розвитку території або окремих її адміністративно-територіальних одиниць, функціонуванням галузей господарського комплексу та розв’язанням проблем соціальної сфери, поліпшенням діяльності місцевих органів виконавчої влади, їх взаємодією з органами місцевого самоврядування, що потребують розгляду на засіданнях колегії, нарадах у голови облдержадміністрації та його заступників і вжиття додаткових заходів для їх вирішення;

актів законодавства, розпоряджень голови облдержадміністрації, хід виконання яких розглядатиметься в порядку контролю;

основних організаційно-масових заходів, проведення яких здійснюється облдержадміністрацією або за її участю.

11.3. До поточного (квартального) плану роботи облдержадміністрації в обов’язковому порядку включаються питання:

про підсумки діяльності облдержадміністрації за квартал, півріччя, дев’ять місяців, рік, відповідно, з визначенням основних напрямів подальшої роботи;

про роботу структурних підрозділів облдержадміністрації та про роботу районних державних адміністрацій області стосовно виконання актів законодавства, розпоряджень голови облдержадміністрації або здійснення їх повноважень.

11.4. Підготовка до розгляду на засіданні колегії облдержадміністрації діяльності структурних підрозділів облдержадміністрації або райдержадміністрацій, як правило, передбачає проведення комплексної або цільової перевірки стану справ на місцях.

11.5. Обґрунтовані пропозиції до плану роботи облдержадміністрації після погодження із заступниками голови облдержадміністрації (відповідно до розподілу функціональних повноважень) структурні підрозділи облдержадміністрації, її апарату подають у друкованому вигляді (з обов’язковим наданням електронної версії) до управління організаційної роботи апарату облдержадміністрації, як правило, за місяць до закінчення поточного кварталу (додаток 2).

Уточнений термін та порядок надання пропозицій визначається заступником голови – керівником апарату облдержадміністрації.

11.6. Управління організаційної роботи апарату облдержадміністрації здійснює координацію роботи, узагальнює надані структурними підрозділами пропозиції, формує проект плану роботи облдержадміністрації (додаток 3).

11.7. За тиждень до закінчення поточного кварталу начальник управління організаційної роботи апарату облдержадміністрації подає проект плану роботи облдержадміністрації на розгляд заступникові голови – керівнику апарату облдержадміністрації, а після погодження ним – на затвердження голові облдержадміністрації.

У планах роботи облдержадміністрації визначаються конкретні структурні підрозділи або посадові особи, відповідальні за здійснення запланованих заходів, а також строки їх здійснення.

Питання затвердженого плану роботи на квартал та календарного графіка заходів за участю керівництва облдержадміністрації є обов’язковими до виконання у зазначені терміни.

Додаткові (позапланові) питання включаються до затвердженого плану роботи облдержадміністрації за рішенням голови облдержадміністрації.

Виключення з плану роботи на квартал та календарного графіка заходів за участю керівництва облдержадміністрації питань здійснюється за рішенням голови облдержадміністрації на підставі доповідної записки заступника голови облдержадміністрації (відповідно до розподілу функціональних повноважень).

Контроль за виконанням плану роботи на квартал та календарного графіка заходів за участю керівництва облдержадміністрації здійснюється заступниками голови облдержадміністрації (відповідно до розподілу функціональних повноважень).

17. Тижневе планування роботи облдержадміністрації.

Тижневе планування роботи відбувається за “темами тижня”, які визначаються головою облдержадміністрації.

17.1. Керівники структурних підрозділів та апарату облдержадміністрації готують пропозиції до плану заходів голови облдержадміністрації на наступний тиждень (додаток 5) разом з паспортом заходу (додаток 6) та узгоджують їх з відповідним заступником голови облдержадміністрації (відповідно до розподілу функціональних повноважень).

17.2. Помічники заступників голови відділу забезпечення роботи заступників голови управління забезпечення роботи керівництва апарату облдержадміністрації щосереди, до 12.00, надають пропозиції до плану заходів голови облдержадміністрації на наступний тиждень разом з паспортами заходів особисто заступникові голови – керівнику апарату облдержадміністрації (у разі відсутності – заступнику керівника апарату облдержадміністрації).

В електронному вигляді паспорт заходу надсилається до управління організаційної роботи апарату облдержадміністрації, управління протокольних та масових заходів, департаменту інформаційної діяльності та комунікацій з громадськістю облдержадміністрації.

17.3. Управління забезпечення роботи керівництва апарату облдержадміністрації, управління організаційної роботи апарату облдержадміністрації, департамент інформаційної діяльності та комунікацій з громадськістю облдержадміністрації щосереди, до 15.00, спільно готують узагальнені пропозиції до плану заходів голови облдержадміністрації на наступний тиждень для погодження з головою облдержадміністрації.

17.4. У разі проведення виїзних заходів за участю голови облдержадміністрації керівники структурних підрозділів при плануванні діяльності голови облдержадміністрації на наступний тиждень обов’язково повинні узгоджувати заходи з керівниками територій та відповідних територіальних органів, установ, підприємств; перевіряти реалізацію стану готовності об’єкта до проведення того чи іншого заходу (за напрямом роботи).

17.5. Зміни до плану заходів голови облдержадміністрації на тиждень допускаються з відома заступника голови – керівника апарату облдержадміністрації.

17.6. Контроль за виконанням плану заходів голови облдержадміністрації на тиждень здійснюється заступниками голови облдержадміністрації відповідно до розподілу функціональних повноважень.

18. Планування роботи у структурних підрозділах облдержадміністрації.

18.1. Робота структурних підрозділів та апарату облдержадміністрації проводиться, як правило, за річними, квартальними та (або) місячними планами, що затверджуються заступниками голови відповідно до розподілу функціональних повноважень.

18.2. Плани роботи структурних підрозділів облдержадміністрації (додаток 7) розробляються з урахуванням завдань, визначених головою облдержадміністрації, заступниками голови облдержадміністрації відповідно до розподілу функціональних повноважень та особистих планів роботи
працівників цих підрозділів.

Порядок планування роботи структурних підрозділів апарату облдержадміністрації встановлюється заступником голови – керівником апарату облдержадміністрації.

18.3. Відповідальними за складання планів роботи структурного підрозділу облдержадміністрації є працівники, які спеціально визначаються керівником цього підрозділу та, як правило, є відповідальними за організаційну діяльність підрозділу.

18.4. Додаткові (позапланові) питання включаються до плану роботи структурного підрозділу і виключаються з нього за рішенням заступника голови відповідно до розподілу функціональних повноважень.

18.5. Відповідальність за виконання планів роботи структурних підрозділів облдержадміністрації несе керівник відповідного підрозділу.

18.6. Контроль за виконанням планів роботи структурних підрозділів облдержадміністрації здійснюють заступники голови облдержадміністрації відповідно до розподілу функціональних повноважень.

18.7. Підготовка звітності облдержадміністрації, передбаченої статтями 30 і 33 Закону України “Про місцеві державні адміністрації”, проводиться її апаратом на основі звітів структурних підрозділів облдержадміністрації, затверджених заступником голови відповідно до розподілу функціональних повноважень.

Зміст звітності визначається питаннями, що вирішуються облдержадміністрацією та її структурними підрозділами.

Звіт про результати діяльності облдержадміністрації розміщується на її офіційному веб-сайті та у місцевих засобах масової інформації.

Організація роботи апарату облдержадміністрації

19. Апарат облдержадміністрації відповідно до покладених на нього завдань:

опрацьовує документи, що надходять до облдержадміністрації, готує до них аналітичні, довідкові та інші матеріали, а також проекти доручень голови і заступників голови облдержадміністрації;

здійснює:

опрацювання проектів розпоряджень; розробляє за дорученням голови облдержадміністрації проекти розпоряджень з організаційних та кадрових питань;

матеріально-технічне і господарсько-побутове забезпечення діяльності облдержадміністрації; забезпечує дотримання режиму роботи в адміністративному будинку облдержадміністрації, організацію приймання-передачі інформації засобами електронного зв’язку відповідно до вимог законодавства, належний протипожежний стан у приміщеннях облдерж-адміністрації та дотримання правил охорони праці;

надає методичну та іншу практичну допомогу, спрямовану на правильне застосування, неухильне додержання актів законодавства структурними підрозділами, апаратом та посадовими особами облдержадміністрації;

перевіряє за дорученням голови облдержадміністрації виконання актів законодавства, доручень Прем’єр-міністра України, розпоряджень голови облдержадміністрації територіальними органами міністерств, інших центральних органів виконавчої влади (з питань здійснення повноважень місцевої держадміністрації), структурними підрозділами облдержадміністрації, а також райдержадміністраціями (за дорученням голови облдержадміністрації); вивчає та узагальнює досвід роботи зазначених органів і надає практичну допомогу в розв’язанні складних проблем, розробляє пропозиції щодо удосконалення їх діяльності; здійснює контроль за своєчасним поданням доповідей, інформаційних та інших матеріалів з питань виконання актів законодавства, розпоряджень голови облдержадміністрації;

проводить:

за дорученням голови облдержадміністрації аналіз роботи органів місцевого самоврядування у межах повноважень і в порядку, визначеному законодавством, надає методичну та іншу практичну допомогу з удосконалення організації їх роботи, готує пропозиції щодо поглиблення взаємодії облдержадміністрації з органами місцевого самоврядування для спільного вирішення питань економічного, соціального та культурного розвитку відповідних територій;

разом зі структурними підрозділами облдержадміністрації, територіальними органами міністерств, інших центральних органів виконавчої влади аналіз соціально-економічного і суспільно-політичного становища на території області, розробляє та вносить голові облдержадміністрації пропозиції щодо його поліпшення;

готує аналітичні, інформаційні та інші матеріали з організаційних і кадрових питань, що розглядаються головою облдержадміністрації;

діяльність, пов’язану з виконанням секретних робіт, та забезпечує збереження державної таємниці під час виконання посадових обов’язків працівниками апарату облдержадміністрації;

забезпечує висвітлення діяльності апарату облдержадміністрації;

виконує відповідно до цього Регламенту інші функції.

20. Апарат облдержадміністрації у процесі виконання покладених на нього завдань взаємодіє з Адміністрацією Президента України, Верховною Радою України, Секретаріатом Кабінету Міністрів України, Центральною виборчою комісією, структурними підрозділами облдержадміністрації, апаратом райдержадміністрацій, територіальними органами міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, а також з виконавчими органами місцевих рад.

21. Організація роботи апарату облдержадміністрації здійснюється відповідно до цього Регламенту та Положення про апарат Дніпропетровської обласної державної адміністрації, що затверджується головою облдержадміністрації.

Кадрова робота

22. Кадрова робота в облдержадміністрації спрямовується на комплексне вирішення питання щодо комплектування місцевих органів виконавчої влади висококваліфікованими і компетентними працівниками.

23. Організація кадрової роботи в облдержадміністрації здійснюється за затвердженим головою облдержадміністрації річним планом, який передбачає здійснення заходів з добору, підготовки, перепідготовки та підвищення кваліфікації працівників, а також роботу з кадровим резервом.

24. Організацію кадрової роботи в апараті облдержадміністрації здійснює управління персоналу апарату облдержадміністрації, у структурних підрозділах облдержадміністрації – відділ (сектор) кадрів, а в підрозділах, які мають невелику штатну чисельність, виконання кадрової роботи покладається за рішенням їх керівників на одного з працівників.

Кадрова робота в апараті та структурних підрозділах облдержадміністрації проводиться відкрито і спрямовується на всебічне вивчення та врахування можливостей працівників, найбільш повне застосування їх здібностей, розвиток ініціативності, створення атмосфери заінтересованості у професійному зростанні.

25. Прийняття на державну службу до облдержадміністрації здійснюється в установленому чинним законодавством порядку.

Заступник голови – керівник апарату облдержадміністрації, керівники структурних підрозділів облдержадміністрації організовують вивчення ділових і моральних якостей осіб, які претендують на зайняття посад державних службовців.

Прийняття працівників на роботу до облдержадміністрації на посади, що не віднесені до категорій посад державних службовців, та звільнення їх з роботи здійснюється відповідно до законодавства.

26. Працівник, якого призначено на посаду, включену до номенклатури посад, що повинні мати допуск до роботи з таємними документами, у місячний строк з дати видання розпорядження або наказу про його призначення подає до відділу режимно-секретної роботи облдержадміністрації документи для отримання допуску до державної таємниці.

27. В облдержадміністрації, її структурних підрозділах створюється у порядку, передбаченому Положенням про формування кадрового резерву для державної служби, що затверджене постановою Кабінету Міністрів України від 28 лютого 2001 року № 199 (зі змінами), резерв кадрів, який підлягає щорічному перегляду та затвердженню.

Списки осіб, зарахованих до кадрового резерву на посади державних службовців апарату облдержадміністрації, керівників структурних підрозділів облдержадміністрації та їх заступників, затверджуються розпорядженням голови облдержадміністрації.

З особами, зарахованими до кадрового резерву, проводиться робота, спрямована на підвищення їх кваліфікації, необхідної для роботи на відповідних посадах.

28. З метою здійснення регулярного контролю за проходженням державної служби та професійними досягненнями державних службовців в облдержадміністрації проводяться в установленому чинним законодавством порядку атестація та щорічна оцінка виконання державними службовцями покладених на них завдань і обов’язків.

29. Облдержадміністрація розглядає і вносить в установленому порядку пропозиції щодо нагородження державними нагородами України, нагородами Кабінету Міністрів України, заохочувальними відзнаками Прем’єр-міністра України та заохочує відзнаками голови облдержадміністрації працівників апарату, структурних підрозділів облдержадміністрації, працівників райдержадміністрацій та органів місцевого самоврядування, територіальних органів міністерств та інших центральних органів виконавчої влади, підприємств, установ та організацій області.

30. На кожного прийнятого на роботу до облдержадміністрації працівника оформляється особова справа.

31. Відповідальність за проведення кадрової роботи покладається на голову, заступника голови – керівника апарату облдержадміністрації та керівників структурних підрозділів облдержадміністрації.

Організація роботи з документами та контролю за їх виконанням 

32. Організація роботи з документами в облдержадміністрації здійснюється в порядку, передбаченому інструкцією з діловодства, що розробляється відповідно до Типової інструкції з діловодства.

Інструкція з діловодства в Дніпропетровській облдержадміністрації затверджується розпорядженням голови облдержадміністрації.

Організація роботи з документами, що містять інформацію з обмеженим доступом, здійснюється в установленому законодавством порядку.

33. Відповідальність за організацію виконання документів
несуть голова облдержадміністрації, заступники голови облдержадміністрації (відповідно до розподілу функціональних повноважень) та керівники структурних підрозділів облдержадміністрації.

34. Ведення діловодства в апараті облдержадміністрації забезпечує управління діловодства і контролю, в структурних підрозділах облдержадміністрації – призначений наказом по структурному підрозділу працівник.

35. Документи, які складаються в облдержадміністрації, повинні відповідати Інструкції з діловодства в Дніпропетровській облдержадміністрації та Вимогам щодо підготовки документів у Дніпропетровській облдержадміністрації (додаток 8).

Вихідні документи та інші поштові відправлення структурні підрозділи та окремі виконавці зобов’язані передавати до управління діловодства і контролю апарату облдержадміністрації, як правило, до 13.00.

36. Укладені угоди про співпрацю між облдержадміністрацією, органами виконавчої влади, органами місцевого самоврядування та іншими організаціями передаються головними розробниками у триденний термін до управління діловодства і контролю апарату облдержадміністрації для зберігання та реєстрації.

37. Керівники структурних підрозділів – розробники проектів документів несуть персональну відповідальність за достовірність фактичної інформації та терміни виконання, а також дотримання послідовності візування документа, визначеної у Вимогах щодо підготовки документів у Дніпропетровській облдержадміністрації (додаток 8).

Проекти листів, доручень, розпоряджень та інших документів подаються особисто безпосереднім виконавцем до юридичного управління облдержадміністрації для проведення обов’язкової правової експертизи та до управління діловодства і контролю апарату облдержадміністрації для редагування – не пізніше, ніж за 3 робочі дні до контрольної дати. Правова експертиза документів, термін виконання яких встановлено установою вищого рівня або законом до 10 днів, здійснюється 1 робочий день.

Спеціалісти відділу діловодства управління діловодства і контролю апарату облдержадміністрації та юридичного управління облдержадміністрації мають право повертати проекти документів розробникам для доопрацювання у разі, коли вони надані з порушенням правових норм та Інструкції з діловодства в Дніпропетровській обласній державній адміністрації (термін доопрацювання документів виконавцем не входить у загальний термін проведення правової експертизи та редагування).

Визначення відповідальних у документах здійснюється відповідно до розподілу функціональних повноважень керівництва облдержадміністрації.

Виконавці несуть персональну відповідальність за внесення змін до проектів документів після візування їх у посадових осіб, включених до аркуша погодження, а також за порушення процедури подання їх на підпис керівництву облдержадміністрації.

При необхідності вирішення питання, яке є виключно компетенцією голови облдержадміністрації, керівник структурного підрозділу облдерж-адміністрації або її апарату інформує заступника голови облдержадміністрації за розподілом функціональних повноважень, а заступник голови облдерж-адміністрації безпосередньо звертається до голови облдержадміністрації письмово, у формі службової записки.

38. Всі документи за підписом керівництва облдержадміністрації, у тому числі вихідна кореспонденція, підлягають обов’язковій правовій експертизі в юридичному управлінні облдержадміністрації (крім протоколів нарад заступників голови облдержадміністрації).

Підготовлений проект документа перед поданням на правову експертизу в обов’язковому порядку опрацьовується і візується керівником структурного підрозділу – головним розробником та безпосереднім виконавцем.

Правова експертиза проекту листа та доручення здійснюється спеціалістами юридичного управління облдержадміністрації в термін, не більший ніж 2 робочі дні.

Правова експертиза проекту розпорядження голови облдержадміністрації проводиться спеціалістами юридичного управління облдержадміністрації в термін, не більший ніж 3 робочі дні з моменту надходження до юридичного управління, а ті, що затверджують програми, положення, порядки, стосуються передачі земельних ділянок у власність або у користування та потребують більш детального вивчення – в термін, не більший ніж 5 робочих днів.

Проект розпорядження, у тексті якого міститься посилання на нормативно-правові акти, подається для проведення правової експертизи разом з роздрукованими витягами необхідних норм з текстів цих нормативно-правових актів.

39. Відповідно до основних завдань, покладених на управління діловодства і контролю апарату облдержадміністрації при підготовці документів, у відділі діловодства управління діловодства і контролю апарату облдержадміністрації забезпечуються друкарське виготовлення, редагування, копіювання і тиражування документів, їх реєстрація і відправка через поштове відділення або фельд’єгерську службу, а для скорішого інформування – електронною поштою.

40. Організація роботи з документами, які містять службову інформацію, здійснюється відповідно до Інструкції про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять службову інформацію, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 27 листопада 1998 року № 1893 (зі змінами і доповненнями).

Обробка документів, які містять службову інформацію, за допомогою технічних засобів проводиться з урахуванням вимог нормативних актів з питань технічного захисту інформації.

Організація роботи з документами, що містять відомості, які віднесені до державної таємниці, здійснюється відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 18 грудня 2013 року № 939 “Про затвердження Порядку організації та забезпечення режиму секретності в державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях та визнання такими, що втратили чинність, деяких постанов Кабінету Міністрів України”.

Організація роботи з документами, що містять інформацію з обмеженим доступом, проводиться в установленому законодавством порядку.

Організація електронного документообігу здійснюється відповідно до чинного законодавства і положень про електронне листування та використання засобів інформатизації, затверджених відповідними розпорядженнями голови облдержадміністрації.

Номенклатура справ є обов’язковим документом усіх структурних підрозділів облдержадміністрації. Вона складається для створення єдиної системи формування справ, забезпечення їх обліку, швидкого розшуку документа за його змістом та видом, відбору документів на державне зберігання у процесі діловодства.

41. Організація та здійснення контролю за виконанням документів в облдержадміністрації здійснюється згідно з Положенням про контроль за виконанням актів та доручень Президента України, документів Кабінету Міністрів України та розпоряджень голови облдержадміністрації, затвердженим розпорядженням голови облдержадміністрації.

42. Організацію контролю за виконанням завдань, визначених в актах органів державної влади та дорученнях вищих посадових осіб, здійснює заступник голови – керівник апарату облдержадміністрації.

Безпосередній контроль за виконанням документів покладається на управління діловодства і контролю апарату облдержадміністрації.

У структурних підрозділах безпосередній контроль за виконанням документів здійснює особа, відповідальна за діловодство.

43. Контроль за виконанням здійснюється стосовно зареєстрованих документів, в яких встановлено завдання або які містять питання, що потребують вирішення.

Для здійснення контролю за виконанням актів законодавства, доручень Прем'єр-міністра України, розпоряджень голови облдержадміністрації розробляється у разі потреби план контролю, в якому визначаються проміжні контрольні строки виконання завдань; структурні підрозділи облдержадміністрації, що відповідають за організацію виконання окремих завдань.

Контроль за виконанням завдань, передбачених в актах органів державної влади та дорученнях вищих посадових осіб, наданням відповідей на запити, звернення, а також кореспонденцію Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України, розпорядчих документів та доручень голови облдержадміністрації, здійснюється управлінням діловодства і контролю апарату облдержадміністрації, за розглядом звернень громадян – управлінням по роботі зі зверненнями громадян апарату облдержадміністрації, за наданням відповідей на запити на інформацію – сектором забезпечення доступу до публічної інформації апарату облдержадміністрації.

44. Контроль за виконанням законів України, указів, розпоряджень та доручень Президента України, постанов та розпоряджень Кабінету Міністрів України, доручень Прем’єр-міністра України, запитів та звернень народних депутатів України, депутатів місцевих рад, розпоряджень голови облдержадміністрації проводиться шляхом:

своєчасного інформування керівництва облдержадміністрації про хід виконання завдань, передбачених документами;

аналізу й узагальнення у визначені строки письмової інформації про стан виконання документів у цілому або окремих встановлених ними завдань, що надходить від виконавців;

систематичного аналізу статистичних та інших даних, що характеризують стан виконання документів;

проведення періодичної комплексної або цільової перевірки організації і стану виконання завдань безпосередньо на місцях;

розгляду питань діяльності (заслуховування звіту) виконавців на засіданнях колегії, нарадах у голови облдержадміністрації або його заступників.

45. Відповідальність за виконання документа несуть особи, зазначені в розпорядчому документі, резолюції голови облдержадміністрації, його заступників, та працівники, яким безпосередньо доручено виконання. У разі, коли документ виконується кількома працівниками, відповідальним за організацію виконання (скликання) є працівник, який у резолюції зазначений першим.

Головний виконавець організовує роботу співвиконавців, зокрема визначає строки подання ними пропозицій, порядок погодження і підготовки проекту документа.

46. Інформацію (звіт) про стан виконання документів, що подається відповідно до Кабінету Міністрів України, інших органів виконавчої влади вищого рівня, підписує голова облдержадміністрації.

Зняття з контролю виконання документа проводиться на підставі письмового звіту керівника структурного підрозділу облдержадміністрації або іншого документа, що підтверджує його виконання, за письмовою згодою голови облдержадміністрації або його заступника (відповідно до розподілу повноважень).

47. Зняття розпорядження голови облдержадміністрації з контролю здійснюється згідно з Положенням про розпорядження Дніпропетровської обласної державної адміністрації.

48. Управління діловодства і контролю апарату облдержадміністрації щокварталу готує та направляє звіт до Адміністрації Президента України про стан виконання актів та доручень Президента України.

Організація розгляду звернень громадян та проведення особистого прийому громадян 

49. Організація розгляду письмових звернень громадян та проведення особистого прийому громадян посадовими особами облдержадміністрації покладається на управління по роботі зі зверненнями громадян апарату облдержадміністрації (далі – управління).

Діловодство за зверненнями громадян ведеться відповідно до Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об’єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації, яка затверджується Кабінетом Міністрів України.

50. Порушені у зверненнях громадян питання розглядаються головою облдержадміністрації або заступниками голови облдержадміністрації (відповідно до розподілу функціональних повноважень), керівником відповідного структурного підрозділу облдержадміністрації.

51. Якщо питання, порушені у зверненні, одержаному облдержадміністрацією, не входять до її повноважень, то це звернення у термін не більше п’яти днів пересилається на розгляд відповідному органу чи посадовій особі за належністю, про що повідомляється громадянину, який подав звернення.

52. Посадові особи, яким доручено розгляд звернення, забезпечують об’єктивне, всебічне і своєчасне виконання наданих доручень згідно з резолюціями керівництва облдержадміністрації та готують відповіді на звернення громадян.

Відповідальність за несвоєчасне та несуттєве надання відповіді громадянину несуть посадові особи, яким доручено розгляд звернення, у порядку, передбаченому чинним законодавством.

53. Особистий прийом громадян здійснюється головою облдержадміністрації, заступниками голови облдерж­адміністрації у визначені дні та години згідно з графіком, який складається за погодженням із керівництвом облдержадміністрації та затверджується розпорядженням голови облдержадміністрації.

Графік особистих виїзних прийомів громадян керівництвом облдержадміністрації складається за погодженням із заступниками голови облдержадміністрації (з урахуванням закріплення заступників голови облдержадміністрації за містами і районами області) та затверджується розпорядженням голови облдержадміністрації.

Порядок організації та проведення особистих прийомів громадян посадовими особами облдержадміністрації затверджується розпорядженням голови облдержадміністрації.

54. Управління аналізує та узагальнює проблеми, які порушують громадяни у зверненнях, вивчає громадську думку, готує інформацію про кількість і характер таких звернень та доповідає керівництву облдержадміністрації; здійснює контроль за виконанням доручень керівництва облдержадміністрації щодо розгляду звернень громадян; готує аналітичну інформацію та статистичну звітність за результатами роботи за квартал, за півріччя та рік.

Організація правового забезпечення діяльності облдержадміністрації

55. Правове забезпечення діяльності облдержадміністрації, а також надання методичної та іншої практичної допомоги з правових питань здійснює юридичне управління облдержадміністрації.

Юридичне управління облдержадміністрації підпорядковується голові облдержадміністрації.

56. У своїй діяльності юридичне управління керується Конституцією та законами України, а також указами Президента України, актами Кабінету Міністрів України і постановами Верховної Ради України, прийнятими відповідно до Конституції та законів України, та розпорядженнями голови облдержадміністрації.

57. Основними завданнями юридичного управління є:

правове забезпечення діяльності облдержадміністрації;

організація правової роботи, спрямованої на правильне застосування і неухильне додержання вимог актів законодавства структурними підрозділами, апаратом та посадовими особами облдержадміністрації;

підготовка інформаційних, довідкових та інших матеріалів з питань застосування законодавства.

58. Юридичне управління відповідно до покладених на нього завдань:

забезпечує відповідність чинному законодавству проектів розпоряджень голови облдержадміністрації, рішень колегії, а також інших актів облдержадміністрації;

проводить правову експертизу проектів розпоряджень голови облдержадміністрації, готує висновки правової експертизи у разі їх невідповідності актам законодавства та/або подає пропозиції щодо приведення таких проектів у відповідність з вимогами законодавства;

визначає, які розпорядження голови облдержадміністрації є нормативно-правовими актами і підлягають державній реєстрації в органах юстиції;

надає методичну допомогу працівникам апарату облдержадміністрації та керівникам структурних підрозділів облдержадміністрації щодо правильного застосування норм законодавства під час виконання покладених на них завдань і функціональних обов’язків;

представляє інтереси облдержадміністрації у судах та інших державних органах під час розгляду правових питань або спорів;

виконує інші функції з правового забезпечення діяльності облдержадміністрації відповідно до цього Регламенту та положення про юридичне управління, що затверджується головою облдержадміністрації.

59. Керівник юридичного управління:

здійснює керівництво роботою юридичного управління, несе персональну відповідальність за виконання покладених на управління завдань;

бере участь у нарадах і засіданнях, що проводяться в облдержадміністрації;

організовує роботу працівників юридичного управління, дає відповідні доручення щодо виконання покладених на управління завдань, вносить пропозиції стосовно заохочення працівників управління та притягнення їх до відповідальності згідно із законодавством;

виконує інші передбачені законодавством функції.

Консультативні, дорадчі та інші допоміжні органи, служби і комісії облдержадміністрації 

60. Для сприяння здійсненню повноважень облдержадміністрації голова облдержадміністрації своїм розпорядженням утворює консультативні, дорадчі та інші допоміжні органи: ради, колегії, робочі групи тощо (далі – консультативні органи).

Завдання, функції та персональний склад консультативних органів визначає голова облдержадміністрації.

З метою забезпечення участі громадян в управлінні державними справами при облдержадміністрації відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 03 листопада 2010 року №996 «Про забезпечення участі громадськості у формуванні та реалізації державної політики» (зі змінами) утворюється громадська рада.

61. Проекти розпоряджень щодо створення консультативних органів, їх ліквідації (коли необхідності у функціонуванні таких органів немає), внесення змін і доповнень до персонального складу або з інших питань готуються структурними підрозділами облдержадміністрації, які створюють такі органи та в подальшому відповідають за їх функціонування.

62. У положенні про відповідний допоміжний орган повинні бути чітко визначені:

завдання й функції органу, сфера його компетенції;

нормативна база для його створення;

організація та процедури його роботи (періодичність проведення засідань, планування роботи, кворум, головування, прийняття рішень тощо);

процедура призначення (обрання) керівних осіб, формування складу консультативного органу;

внесення змін і доповнень до персонального складу консультативного органу;

порядок забезпечення його діяльності;

структурний підрозділ облдержадміністрації, який забезпечує його діяльність.

63. Засідання та рішення консультативних органів оформляються, як правило, протоколами.

64. У структурних підрозділах облдержадміністрації зазначені органи утворюються згідно з наказами керівників, якщо це передбачено положенням про відповідний структурний підрозділ облдержадміністрації, за погодженням із заступником голови облдержадміністрації (відповідно до розподілу функціональних повноважень).

65. При формуванні персонального складу консультативних органів облдержадміністрації слід враховувати, що включення інших осіб (крім працівників облдержадміністрації, її структурних підрозділів), а саме: територіальних органів міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, народних депутатів України, депутатів та посадових осіб місцевого самоврядування, представників громадськості, засобів масової інформації – відбувається за їх згодою, яка оформлюється письмово або в інший спосіб, що не суперечить чинному законодавству України (за телефоном, факсом або електронною поштою).

66. Про створення нових або внесення змін до існуючих консультативних органів структурні підрозділи облдержадміністрації інформують управління організаційної роботи апарату облдержадміністрації у триденний термін з моменту реєстрації розпорядження голови облдержадміністрації (наказу, якщо цей консультативний орган створено структурним підрозділом облдержадміністрації).

67. Для узгодженого розгляду питань, що належать до компетенції облдержадміністрації, обговорення найважливіших напрямів її діяльності може утворюватися колегія облдержадміністрації (далі – колегія).

Загальні засади утворення і діяльності колегії регулюються Положенням про колегію Дніпропетровської обласної державної адміністрації, яке затверджується розпорядженням голови облдержадміністрації.

Порядок підготовки та проведення нарад та інших заходів в облдержадміністрації

68. Наради є організаційною формою діяльності, яка забезпечує оперативний розгляд та вирішення питань, що належать до повноважень облдержадміністрації.

69. Ініціаторами нарад й інших заходів в облдержадміністрації можуть бути: голова облдержадміністрації, заступники голови, керівники структурних підрозділів облдержадміністрації та її апарату за погодженням із заступниками голови облдержадміністрації (відповідно до розподілу функціональних повноважень).

70. Наради й інші заходи проводяться головою облдержадміністрації, заступниками голови, керівниками структурних підрозділів облдерж-адміністрації та апарату облдержадміністрації згідно з планами роботи облдержадміністрації та, як правило, тривають не більше 2 годин.

71. Планування нарад та інших заходів відбувається у порядку, визначеному цим Регламентом (розділ “Планування роботи”).

72. Організація підготовки і проведення нарад та інших заходів за участю голови облдержадміністрації покладається на апарат та (або) відповідні структурні підрозділи облдержадміністрації згідно з тематикою наради (далі – організатори нарад).

73. Організатори нарад й інших заходів в облдержадміністрації самостійно формують порядок проведення, категорії та списки осіб, які запрошуються та плануються до виступу на нараді, готують необхідні інформаційні, статистичні, аналітичні, довідкові, презентаційні, матеріали до виступу головуючого (далі – матеріали наради) та інше.

Організатори нарад й інших заходів несуть відповідальність за додержання термінів надання матеріалів, їх якість та достовірність.

74. При проведенні нарад та інших заходів за участю голови облдержадміністрації:

за п’ять днів до здійснення заходу організатори нарад попередньо погоджують матеріали наради з управлінням організаційної роботи апарату облдержадміністрації, а в разі проведення протокольних заходів – також з управлінням протокольних та масових заходів облдержадміністрації.

Питання участі засобів масової інформації у зазначених заходах та відповідні матеріали, що надаватимуться засобам масової інформації, погоджуються з департаментом інформаційної діяльності та комунікацій з громадськістю облдержадміністрації.

Управління організаційної роботи апарату облдержадміністрації має право запитувати додаткові матеріали для включення до загального складу документів, що доповідаються голові облдержадміністрації.

Матеріали, які подаються, повинні бути підписані керівником структурного підрозділу, що готує захід, та в обов’язковому порядку погоджені заступником голови облдержадміністрації (відповідно до розподілу функціональних повноважень);

підготовлені з урахуванням зауважень матеріали не пізніше, ніж за три дні до проведення заходу, надаються до управління організаційної роботи апарату облдержадміністрації, а управління організаційної роботи надає матеріали після опрацювання заступникові голови – керівнику апарату облдержадміністрації для доповіді голові облдержадміністрації.

У разі проведення позапланових нарад й інших заходів терміни подання матеріалів визначає заступник голови – керівник апарату облдержадміністрації.

75. Участь в обласних заходах голів райдержадміністрацій, міських (міст обласного значення) голів погоджується з головою облдержадміністрації, інших категорій – із заступниками голови облдержадміністрації (відповідно до розподілу функціональних повноважень).

76. Запрошення голів райдержадміністрацій, міських (міст обласного значення) голів здійснюється на підставі телефонограм за підписом голови облдержадміністрації, проекти яких готують організатори нарад.

77. Запрошення учасників заходів здійснюється структурними підрозділами, що готують заходи. Запрошення на обласні заходи голів райдержадміністрацій та міських (міст обласного значення) голів здійснюється управлінням організаційної роботи апарату облдержадміністрації відповідно до підписаних головою облдержадміністрації телефонограм.

78. Реєстрацію запрошених на захід здійснюють працівники структурного підрозділу – організатора заходу або за дорученням заступника голови – керівника апарату облдержадміністрації – працівники апарату облдержадміністрації.

Організатори заходу окремо реєструють присутніх членів президії, осіб, які виступатимуть та яких нагороджують (у випадках, передбачених порядком денним).

Реєстрація припиняється за дві хвилини до початку наради або іншого заходу. Підсумкові дані реєстрації негайно подаються головуючому на нараді.

79. Розміщення учасників наради у приміщенні, де проводяться заходи, здійснюють організатори заходу. При проведенні протокольних заходів за дорученням заступника голови – керівника апарату облдержадміністрації розміщення може здійснювати управління організаційної роботи апарату облдержадміністрації.

При розміщенні учасників повинні виконуватися такі вимоги:

розміщення проводиться згідно з категоріями запрошених;

членів президії, осіб, що виступатимуть та яких нагороджують, розміщують у зручних для виходу місцях;

проводиться резервування місць для організаторів наради, технічних працівників, охорони.

80. Схема розміщення почесних гостей, керівництва облдержадміністрації та інших учасників заходу погоджується організаторами наради із заступником голови – керівником апарату облдержадміністрації або заступником голови, який проводить нараду, а в разі проведення протокольних заходів – також з управлінням протокольних та масових заходів облдержадміністрації.

 81. Розміщення осіб за столом президії при проведенні нарад за участю голови облдержадміністрації здійснюється організаторами наради разом з управлінням протокольних та масових заходів облдержадміністрації за погодженням із заступником голови облдержадміністрації (згідно з розподілом функціональних повноважень).

82. Підготовка та проведення нарад та інших заходів за участю заступників голови облдержадміністрації забезпечується підпорядкованими структурними підрозділами облдержадміністрації згідно з розподілом функціональних повноважень.

Дата, час та місце проведення заходів визначаються заступниками голови облдержадміністрації самостійно.

83. Наради й інші заходи протоколюються організаторами нарад. Оперативні наради, які проводяться головою облдержадміністрації із заступниками голови, а також заступниками голови – з керівниками підпорядкованих структурних підрозділів, протоколюються помічниками заступників голови відділу забезпечення роботи заступників голови управління забезпечення роботи керівництва апарату облдержадміністрації.

У протоколі зазначаються прізвища та ініціали посадових осіб, які брали участь у нараді, питання, що розглядалися, і прийняті за результатами розгляду рішення.

Протоколи оперативних нарад оформлюються протягом доби, інших – не пізніше, ніж у триденний строк, підписуються головуючим та розсилаються учасникам наради, яким надано доручення.

Наради за рішенням головуючого можуть не протоколюватися.

84. За матеріалами нарад і результатами розгляду окремих питань організаторами наради при необхідності готується відповідне розпорядження або доручення голови облдержадміністрації.

Контроль за виконанням рішень, прийнятих на нарадах за участю голови облдержадміністрації, здійснюється управлінням діловодства і контролю апарату облдержадміністрації, а за участю заступників голови облдержадміністрації – помічниками заступників голови відділу забезпечення роботи заступників голови управління забезпечення роботи керівництва апарату облдержадміністрації або підпорядкованими структурними підрозділами.

85. Апарат облдержадміністрації здійснює організаційне та матеріально-технічне забезпечення нарад або інших заходів за дорученням заступника голови – керівника апарату облдержадміністрації; технічний запис та безперебійну роботу технічних засобів і програмного забезпечення – управління інформаційних технологій та електронного урядування облдержадміністрації.

86. Організатори наради завчасно письмово погоджують із заступниками голови облдержадміністрації (відповідно до розподілу функціональних повноважень) питання, пов’язані з технічним обслуговуванням нарад (реєстрацію учасників, протоколювання, технічний запис, підготовку приміщень, потребу в технічних засобах тощо).

87. Офіційне повідомлення у засоби масової інформації про порядок денний і підсумки розгляду питань на нарадах має право надавати уповноважена головою облдержадміністрації посадова особа.

Дозвіл на присутність представників засобів масової інформації та на проведення кіно-, відео-, фотозйомок і звукозапису у приміщенні, де відбувається нарада, надається заступником голови облдержадміністрації згідно з розподілом функціональних повноважень.

88. Підготовка матеріалів для проведення зустрічей керівництва облдержадміністрації з представниками іноземних держав здійснюється відповідно до Порядку здійснення зовнішніх зносин облдержадміністрацією та райдержадміністраціями, затвердженого розпорядженням голови облдержадміністрації.

 

Порядок внесення та розгляду проектів розпоряджень голови облдержадміністрації 

89. Голова облдержадміністрації на виконання актів законодавства, доручень Прем’єр-міністра України, за власною ініціативою видає розпорядження одноособово в межах повноважень облдержадміністрації.

90. Правила підготовки, погодження, видання розпоряджень, подання їх на державну реєстрацію, оприлюднення, організацію їх виконання та архівне зберігання встановлюються Положенням про розпорядження голови облдержадміністрації, яке затверджується розпорядженням голови облдержадміністрації.

Порядок підготовки доручень голови облдержадміністрації, його заступників

91. З оперативних питань діяльності облдержадміністрації видаються доручення.

92. Доручення видаються головою облдержадміністрації, його заступниками. Проекти доручень вносяться структурними підрозділами облдержадміністрації та її апарату.

Доручення голови облдержадміністрації та його першого заступника видається з будь-яких питань діяльності облдержадміністрації в межах його компетенції; заступників голови облдержадміністрації – тільки з питань, що належать до їх компетенції (відповідно до розподілу функціональних повноважень) та є обов’язковими для виконання структурними підрозділами облдержадміністрації або її апаратом, іншими органами, зазначеними у дорученні.

Проект доручення заступників голови облдержадміністрації у разі, коли він містить доручення структурним підрозділам облдержадміністрації, її апарату або іншим органам, які підпорядковані або робота яких координується іншими заступниками голови облдержадміністрації, погоджується (візується) з відповідними заступниками голови облдержадміністрації.

Контроль за виконанням доручень голови облдержадміністрації, як в цілому, так і за окремими пунктами, здійснюється управлінням діловодства і контролю апарату облдержадміністрації.

Доручення першого заступника та заступників голови облдержадміністрації контролюються їх помічниками або підпорядкованими структурними підрозділами за розподілом функціональних повноважень.

Організація перевірок роботи структурних підрозділів облдержадміністрації, її апарату, районних державних адміністрацій та органів місцевого самоврядування

93. Перевірки роботи (вивчення стану справ) структурних підрозділів облдержадміністрації або її апарату, райдержадміністрацій та органів місцевого самоврядування (з питань делегованих державою повноважень) здійснюються згідно з квартальним планом роботи облдержадміністрації та за дорученням керівництва облдержадміністрації і можуть мати як комплексний характер, так і здійснюватися з окремого питання або на виконання окремих документів.

94. Структурні підрозділи облдержадміністрації або її апарату та територіальні органи міністерств, інших центральних органів виконавчої влади вносять пропозиції щодо перевірок райдержадміністрацій та органів місцевого самоврядування (з питань делегованих державою повноважень) до квартального плану роботи облдержадміністрації у термін, зазначений у пункті 11.5 розділу «Планування роботи».

Як правило, перевірки з галузевих питань у містах і районах області проводяться структурними підрозділами облдержадміністрації, її апаратом згідно з графіком.

95. Для здійснення комплексних перевірок роботи структурних підрозділів облдержадміністрації або її апарату, районних державних адміністрацій, органів місцевого самоврядування (з питань делегованих державою повноважень) за погодженням із заступником голови – керівником апарату облдержадміністрації управлінням організаційної роботи апарату облдержадміністрації створюється робоча група, до складу якої включаються відповідальні працівники структурних підрозділів облдержадміністрації, її апарату та відповідно до мети перевірки визначається перелік питань, яким конкретизується завдання членам робочої групи.

96. Під час проведення комплексної перевірки робочу групу облдержадміністрації, як правило, очолює представник управління організаційної роботи апарату облдержадміністрації, у разі проведення перевірок з окремих питань керівником робочої групи може бути інша посадова особа облдержадміністрації.

97. За одну добу до здійснення комплексної перевірки на місцях керівник робочої групи проводить інструктивну нараду з членами робочої групи, визначає мету та завдання конкретної перевірки, знайомить з переліком питань для вивчення стану справ тощо.

98. У триденний термін після закінчення перевірки кожний з членів робочої групи подає до управління організаційної роботи апарату облдержадміністрації аналітичну довідку за напрямами вивчення стану справ обсягом не більше 2-3 аркушів, підписану ним та завізовану керівником структурного підрозділу облдержадміністрації або підрозділу апарату облдержадміністрації, де він працює.

Довідка обов’язково повинна містити основні показники, аналітичні матеріали, порівняльні оцінки, висновки та пропозиції щодо поліпшення стану справ у відділі, управлінні чи адміністративно-територіальній одиниці області.

99. Керівник робочої групи організовує узагальнення матеріалів та підготовку доповідної записки голові облдержадміністрації за результатами перевірки.

100. Якщо тема перевірки (вивчення стану справ) є предметом для обговорення на засіданні колегії облдержадміністрації, на підставі зазначеної довідки готується проект розпорядження голови облдержадміністрації.

101. Здійснення позачергових перевірок роботи структурних підрозділів облдержадміністрації або її апарату, районних державних адміністрацій, органів місцевого самоврядування (з питань делегованих державою повноважень) проводиться за окремим дорученням голови облдержадміністрації.

Участь у засіданнях колегій районних державних адміністрацій та виконкомів міських рад

102. З метою забезпечення виконання Закону України «Про місцеві державні адміністрації» в частині спрямування облдержадміністрацією діяльності районних державних адміністрацій та здійснення контролю за їх діяльністю, сприяння у здійсненні органами місцевого самоврядування делегованих державою повноважень та контролю за цією діяльністю, розгляду та врахування пропозицій депутатів і посадових осіб органів місцевого самоврядування в облдержадміністрації забезпечується щомісячна участь заступників голови облдержадміністрації, працівників структурних підрозділів облдержадміністрації та її апарату, територіальних органів міністерств, інших центральних органів виконавчої влади у засіданнях колегій районних державних адміністрацій та виконкомів міських рад (за запрошенням).

103. Управлінням організаційної роботи апарату облдержадміністрації щомісячно уточнюються плани роботи районних державних адміністрацій та у порядку контролю за здійсненням делегованих державою повноважень – виконавчих комітетів міських рад щодо термінів і порядку денного засідань колегій та засідань виконавчих комітетів та узагальнюються у формі графіків участі представників обласної державної адміністрації у засіданнях колегій районних державних адміністрацій та засіданнях виконавчих комітетів міських рад (далі – графік).

При визначенні представників облдержадміністрації для участі у засіданнях колегій райдержадміністрацій та виконавчих комітетів міських рад враховується закріплення керівників апарату та структурних підрозділів облдержадміністрації за містами та районами області, затверджене розпорядженням голови облдержадміністрації.

104. Основні завдання закріплених представників облдержадміністрації – взяти безпосередню участь в обговоренні питань порядку денного з метою виконання актів законодавства, сприяння виконанню державних та регіональних програм соціально-економічного та культурного розвитку регіонів, зміцненню матеріальної і фінансової бази місцевого самоврядування, формуванню рішень органів виконавчої влади та органів місцевого самоврядування на засадах відповідальності перед людиною і державою за свою діяльність, верховенства права, пріоритетності прав людини, поєднання державних і місцевих інтересів.

105. Проект щодо графіка не пізніше 3-го числа поточного місяця вноситься начальником управління організаційної роботи апарату облдержадміністрації на розгляд заступникові голови – керівнику апарату облдержадміністрації, а після погодження ним – на затвердження голові облдержадміністрації або першому заступнику голови облдержадміністрації.

106. Звіт про участь представника облдержадміністрації у засіданні колегії районної державної адміністрації та засіданні виконавчого комітету міської ради подається до управління організаційної роботи апарату облдержадміністрації протягом доби після проведення засідання за формами, що є додатками до графіка і затверджуються разом з ним.

У разі виникнення термінових питань у ході засідань колегій райдержадміністрацій, виконавчих комітетів міських рад інформація надається до управління організаційної роботи апарату облдержадміністрації за телефоном невідкладно після закінчення засідання.

107. Звіти про участь у засіданнях представників облдержадміністрації щомісяця опрацьовуються управлінням організаційної роботи апарату облдержадміністрації.

Порядок підготовки проектів доповідей та виступів голови облдержадміністрації 

108. Під час підготовки заходів для голови облдержадміністрації в обов’язковому порядку готуються:

тези виступів (тези вступного та заключного слова з кожного питання окремо) – у разі підготовки нарад, засідань колегії, засідань консультативних і дорадчих органів облдержадміністрації, урочистих прийомів з нагоди святкових дат і професійних свят, робочих зустрічей, робочих поїздок тощо;

доповіді – у разі підготовки урочистих зборів, мітингів та інших урочистих заходів з нагоди державних свят, ювілейних дат тощо.

109. Тези виступів для голови облдержадміністрації готують структурні підрозділи, що здійснюють підготовку відповідних заходів.

Персональну відповідальність за якість і достовірність підготовлених матеріалів для виступу голови облдержадміністрації несуть заступники голови облдержадміністрації, що координують діяльність підрозділів – організаторів заходів.

110. Погоджені і завізовані відповідним заступником голови облдержадміністрації матеріали для виступу подаються не пізніше як за 3 дні до проведення заходу до департаменту інформаційної діяльності та комунікацій з громадськістю облдержадміністрації.

У разі організації та проведення позапланових (термінових) заходів терміни подання матеріалів до департаменту інформаційної діяльності та комунікацій з громадськістю облдержадміністрації визначаються департаментом інформаційної діяльності та комунікацій з громадськістю облдержадміністрації окремо та погоджуються із заступником голови – керівником апарату облдержадміністрації.

111. Роботу щодо підготовки матеріалів для доповідей голови облдержадміністрації на урочистих заходах і вітань з нагоди державних свят координує департамент інформаційної діяльності та комунікацій з громадськістю облдержадміністрації

112. Розподіл обов’язків щодо підготовки привітань з нагоди ювілеїв, державних, професійних свят, знаменних подій:

112.1. Збір та узагальнення інформації щодо ювілейних дат підприємств, установ, організацій області, ювілеїв міст, районів, селищ – управління організаційної роботи апарату облдержадміністрації.

112.2. Складання списків осіб, день народження яких припадає на наступний місяць, підготовка списків державних, професійних, релігійних свят та пам’ятних дат – управління персоналу апарату облдержадміністрації.

112.3. Вітання головою облдержадміністрації осіб на наступний тиждень, керівників міністерств, відомств, інших органів центральної виконавчої влади, органів місцевого самоврядування, народних депутатів, голів облдержадміністрацій, відомих політиків, діячів науки, культури, керівників структурних підрозділів Адміністрації Президента України з нагоди ювілеїв, державних та професійних свят:

складання списків та погодження форми вітання з головою облдержадміністрації – управління забезпечення роботи керівництва апарату облдержадміністрації;

підготовка текстів вітань – керівники структурних підрозділів, департамент інформаційної діяльності та комунікацій з громадськістю облдержадміністрації;

оформлення і відправка конвертів – управління діловодства і контролю апарату облдержадміністрації.

112.4. Підготовка заохочувальних відзнак облдержадміністрації (медаль «За вагомий внесок у розвиток Дніпропетровської області», нагрудний знак «За розвиток регіону», Почесна грамота облдержадміністрації, Подяка голови облдержадміністрації, Вітальний лист голови облдержадміністрації) – управління персоналу апарату облдержадміністрації, оформлення – управління діловодства і контролю апарату облдержадміністрації.

112.5. Підготовка розпоряджень голови облдержадміністрації щодо відзначення заохочувальними відзнаками облдержадміністрації – управління персоналу апарату облдержадміністрації.

112.6. Підготовка вітальних адрес особам, колективам підприємств, установ, організацій з нагоди ювілеїв, професійних свят:

текст – керівники структурних підрозділів облдержадміністрації;

виготовлення – управління діловодства і контролю апарату облдержадміністрації.

112.7. Придбання атрибутів для вітання: медалей «За вагомий внесок у розвиток Дніпропетровської області», нагрудних знаків «За розвиток регіону», бланків Почесних грамот, Подяк, Вітальних листів голови облдержадміністрації, ювілейних папок, листівок, сувенірів – управління протокольних та масових заходів облдержадміністрації.

Висвітлення діяльності облдержадміністрації в мережі Інтернет

113. Веб-сайт облдержадміністрації є офіційним носієм інформації, який утворюється для висвітлення діяльності облдержадміністрації, її органів, інформаційної взаємодії з державними та недержавними організаціями, громадськістю, організаціями країн світового співтовариства.

114. Структура, дизайн веб-сайту та регламент його функціонування затверджується головою облдержадміністрації.

Обмеження доступу до веб-сайту або його відключення може бути здійснене за розпорядженням голови облдержадміністрації.

115. Інформація для розміщення на веб-сайті облдержадміністрації формується безпосередньо у структурних підрозділах облдержадміністрації або її апарату згідно з вимогами до якості текстової інформації.

116. Розміщення інформації на веб-сайті облдержадміністрації здійснюється за погодженням із першим заступником голови облдержадміністрації або уповноваженою ним особою.

117. На веб-сайті облдержадміністрації обов’язково розміщується така інформація:

основні завдання та нормативно-правові засади діяльності облдержадміністрації;

структура та керівництво облдержадміністрації;

місцезнаходження структурних підрозділів облдержадміністрації та її апарату, територіальних органів міністерств, інших центральних органів виконавчої влади (поштові адреси, номери телефонів, факсів, адреси електронної пошти та веб-сайтів), основні функції структурних підрозділів, а також прізвища, імена, по батькові, номери телефонів, адреси електронної пошти їх керівників;

порядок та графік особистого прийому громадян керівництвом облдержадміністрації;

розпорядження голови облдержадміністрації;

інформація про поточні та заплановані заходи за участю керівництва облдержадміністрації, про діяльність облдержадміністрації, її структурних підрозділів або апарату, райдержадміністрацій, органів місцевого самоврядування;

стан виконання програм і планів облдержадміністрації;

порядок реєстрації, ліцензування окремих видів діяльності у відповідній сфері (зразки документів, розрахункові рахунки для сплати необхідних платежів, розмір цих платежів тощо);

зразки документів та інших матеріалів, необхідних для звернення громадян до облдержадміністрації;

виконання бюджету;

показники розрахунків за енергоносії;

відомості про сплату місцевих податків і зборів, комунальних платежів, у тому числі тарифи та пільги окремим групам платників, розрахунки юридичних і фізичних осіб з бюджетом відповідного рівня;

перелік підприємств, установ та організацій, що належать до сфери управління облдержадміністрації;

тексти регіональних та цільових програм у відповідній сфері;

відомості про проведення закупівлі товарів (робіт, послуг) за державні кошти;

відомості про наявні в облдержадміністрації вакансії;

перелік установ і закладів соціальної сфери;

державні інформаційні ресурси з питань, що належать до компетенції облдержадміністрації;

відомості про надання адміністративних послуг структурними підрозділами облдержадміністрації;

інша інформація про діяльність облдержадміністрації, порядок обов’язкового оприлюднення якої встановлений законом.

118. У разі розроблення проектів розпоряджень голови облдержадміністрації, що стосуються життєвих інтересів усіх верств населення, обов’язкове розміщення цих проектів на веб-сайті облдержадміністрації.

119. Підрозділ, який подає інформацію на веб-сайт облдержадміністрації, несе повну відповідальність за її достовірність.

120. З метою недопущення граматичних і стилістичних помилок необхідно узгоджувати тексти документів (анотацій, повідомлень) з головними спеціалістами (філологами) управління діловодства і контролю апарату облдержадміністрації.

121. Підрозділи передають інформацію (документи), підписані керівником підрозділу і затверджені першим заступником голови облдержадміністрації або уповноваженою ним особою, у тому числі в електронній формі, до управління інформаційних технологій та електронного урядування облдержадміністрації для їх розміщення на веб-сайті. Матеріали, що розміщуються у стрічці новин веб-сайту, погоджуються з департаментом інформаційної діяльності та комунікацій з громадськістю облдержадміністрації.

122. У першу чергу розміщується актуальна оперативна інформація, попередньо погоджена з департаментом інформаційної діяльності та комунікацій з громадськістю облдержадміністрації (інформація про основні події, що відбулися за участю керівництва облдержадміністрації).

Усі спірні питання вносяться на розгляд першого заступника голови облдержадміністрації або уповноваженої ним особи.

123. На веб-сайті заборонено розміщувати інформацію з обмеженим доступом, а також конфіденційну інформацію.

Організаційне забезпечення заходів за участю вищих посадових осіб держави

124. Програма робочих поїздок в область вищих посадових осіб держави (далі – робоча поїздка) формується першим заступником голови облдержадміністрації, що відповідає за підготовку та забезпечення робочої поїздки, за обґрунтованими пропозиціями заступників голови облдержадміністрації.

125. Проект програми робочої поїздки складається управлінням протокольних та масових заходів облдержадміністрації та надається заступнику голови – керівникові апарату для погодження з першим заступником голови облдержадміністрації, що відповідає за підготовку та забезпечення робочої поїздки.

126. Погоджені пропозиції щодо програми робочої поїздки направляються до Адміністрації Президента України або Секретаріату Кабінету Міністрів України.

127. Заступники голови облдержадміністрації відповідають за підготовку об’єктів відвідування в терміни, визначені проектом програми робочої поїздки, та забезпечують через підпорядковані структурні підрозділи облдержадміністрації і підприємства та установи, діяльність яких координують (відповідно до розподілу функціональних повноважень), надання до управління організаційної роботи апарату облдержадміністрації завізованих керівниками структурних підрозділів облдержадміністрації, підприємств і установ та заступниками голови облдержадміністрації матеріалів (довідок-характеристик на об’єкти з показниками соціально-економічного розвитку та на керівників об’єктів відвідування; порядку відвідування об’єктів) та до департаменту інформаційної діяльності та комунікацій з громадськістю облдержадміністрації – тези виступів у разі проведення урочистих заходів, нарад.

128. Після погодження відповідними службами в органах виконавчої влади вищого рівня програма робочої поїздки та відвідування об’єктів надається управлінням протокольних та масових заходів облдержадміністрації до управління організаційної роботи апарату облдержадміністрації.

129. Управління протокольних та масових заходів облдержадміністрації готує проект доручення голови облдержадміністрації або його першого заступника щодо підготовки та забезпечення робочої поїздки, який узгоджується з управлінням організаційної роботи апарату облдержадміністрації.

130. Комплект матеріалів робочої поїздки формує управління організаційної роботи апарату облдержадміністрації.

131. Управлінням протокольних та масових заходів облдержадміністрації до комплекту матеріалів робочої поїздки надаються: список офіційної делегації; список осіб, що супроводжують; списки осіб, що зустрічають та забезпечують робочу поїздку; розширена програма робочої поїздки.

Матеріали підписуються начальником управління протокольних та масових заходів облдержадміністрації.

132. Управління організаційної роботи апарату облдержадміністрації готує пропозиції щодо закріплення посадових осіб облдержадміністрації за членами офіційної делегації та погоджує його із заступником голови – керівником апарату облдержадміністрації.

133. Комплект матеріалів робочої поїздки, як правило, не пізніше ніж за 3 дні до терміну поїздки передається управлінням організаційної роботи апарату облдержадміністрації на погодження заступникові голови – керівнику апарату облдержадміністрації і першому заступникові голови облдержадміністрації, який відповідає за підготовку та забезпечення робочої поїздки.

134. Матеріали робочої поїздки актуалізуються по мірі внесення змін до програми перебування вищих посадових осіб.

Взаємовідносини облдержадміністрації з іншими органами державної влади та органами місцевого самоврядування

135. Взаємовідносини облдержадміністрації з іншими органами державної влади та органами місцевого самоврядування здійснюються в установленому чинним законодавством порядку з метою забезпечення належного виконання покладених на облдержадміністрацію завдань.

Контроль за виконанням органами місцевого самоврядування делегованих повноважень органів виконавчої влади здійснюється в установленому законодавством порядку.

Голова облдержадміністрації погоджує рішення про визначення пріоритетів та плани роботи територіальних органів центральних органів виконавчої влади, у тому числі структурних підрозділів територіальних органів міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, що забезпечують реалізацію повноважень інших центральних органів виконавчої влади (крім рішень про визначення пріоритетів та планів роботи територіальних органів МВС, Антимонопольного комітету, Держстату, Держфінінспекції в разі їх утворення). У разі ненадання у встановлений територіальними органами центральних органів виконавчої влади строк пропозицій такі рішення та плани роботи вважаються погодженими.

136. Облдержадміністрація готує та подає зауваження і пропозиції з питань розвитку відповідних адміністративно-територіальних одиниць до проектів актів законодавства, які розробляються іншими органами.

З метою врахування громадської думки щодо проекту акта законодавства з питань розвитку конкретної адміністративно-територіальної одиниці, що надійшов від інших державних органів для погодження облдержадміністрацією, може бути проведене його громадське обговорення.

137. Проект акта подається на розгляд голові облдержадміністрації структурними підрозділами облдержадміністрації чи її апарату або іншими органами та розглядається в установленому цим Регламентом порядку.

Проект акта Кабінету Міністрів України (далі – проект акта) подається до Кабінету Міністрів України облдержадміністрацією відповідно до вимог, встановлених Регламентом Кабінету Міністрів України.

Під час розгляду поданого облдержадміністрацією проекту акта голова облдержадміністрації має право брати участь у засіданні Кабінету Міністрів України з правом дорадчого голосу.

Організація використання робочого часу

138. Робота апарату і структурних підрозділів облдержадміністрації починається о 9 годині, закінчується – о 18 годині (у п’ятницю – о 16.45), обідня перерва – з 13.00 до 13.45.

Час початку робочого дня облдержадміністрації може змінюватися головою облдержадміністрації.

У кожному структурному підрозділі облдержадміністрації, її апараті ведеться щоденний табельний облік робочого часу працівників.

Про відсутність на робочому місці керівників структурних підрозділів облдержадміністрації або її апарату (відрядження, хвороба та з інших причин) обов’язково інформувати управління персоналу апарату облдержадміністрації.

139. Відрядження працівників здійснюється згідно з планами роботи облдержадміністрації, її структурних підрозділів, викликами центральних органів виконавчої влади на підставі розпоряджень голови облдержадміністрації, наказів заступника голови – керівника апарату облдержадміністрації, керівників структурних підрозділів облдержадміністрації.

Після повернення з відрядження працівники в 3-денний термін звітують перед своїми безпосередніми керівниками про виконання завдання.

140. Надання відпусток працівникам органів виконавчої влади регламентується Кодексом законів про працю України, законами України «Про державну службу» та «Про відпустки».

141. Щорічно до 15 грудня до управління персоналу апарату облдержадміністрації подаються пропозиції щодо надання щорічних відпусток керівництву облдержадміністрації, працівникам апарату та керівникам структурних підрозділів облдержадміністрації.

Відповідні пропозиції надаються помічниками заступників голови відділу забезпечення роботи заступників голови управління забезпечення роботи керівництва апарату облдержадміністрації, керівниками структурних підрозділів апарату та облдержадміністрації.

142. Графік відпусток заступників голови, заступників керівника апарату, керівників структурних підрозділів облдержадміністрації, її апарату затверджується розпорядженням голови облдержадміністрації.

Графік відпусток працівників структурних підрозділів апарату затверджується наказом заступника голови – керівника апарату облдержадміністрації.

143. Щорічна основна та додаткові відпустки надаються працівникам облдержадміністрації з таким розрахунком, щоб вони були використані, як правило, до закінчення робочого року.

Відпустка надається на підставі заяви, яка подається не менш, як за 10 днів до початку відпустки до управління персоналу апарату облдержадміністрації.

У разі перенесення щорічної відпустки новий термін її надання установлюється за згодою між працівником і керівником. Якщо причини, що зумовили перенесення відпустки на інший період, настали під час її використання, то невикористана частина щорічної відпустки надається після закінчення дії причин, які її перервали, або за згодою сторін переноситься на інший період з додержанням вимог статті 12 Закону України «Про відпустки».

144. Пропозиції щодо запланованої відпустки голови облдержадміністрації надаються до Секретаріату Кабінету Міністрів України для розгляду та затвердження їх Прем’єр-міністром України.

Відпустка голови облдержадміністрації надається відповідно до його особистого розпорядження за обов’язковим погодженням з Президентом України та Прем’єр-міністром України.

Відпустки заступникам голови, заступникам керівника апарату та керівникам підрозділів апарату облдержадміністрації надаються згідно з розпорядженням голови облдержадміністрації.

Відпустки працівникам апарату облдержадміністрації надаються згідно з наказом заступника голови – керівника апарату облдержадміністрації.

Відпустки керівникам структурних підрозділів облдержадміністрації надаються згідно з їх особистими наказами за обов’язковим погодженням головою облдержадміністрації та заступниками голови облдержадміністрації (відповідно до розподілу функціональних повноважень).

145. Голови райдержадміністрацій відбувають у відпустки за погодженням з головою облдержадміністрації. Копії розпоряджень про такі відпустки та заяв направляються до управління персоналу апарату облдержадміністрації.

146. Підготовку проекту розпорядження голови облдержадміністрації та наказу заступника голови – керівника апарату облдержадміністрації про затвердження графіків відпусток, контроль за їх дотриманням та підготовку відповідних проектів розпоряджень та наказів про надання відпусток здійснює управління персоналу апарату облдержадміністрації.

Організація чергувань у вихідні та святкові дні

147. З метою організаційного забезпечення діяльності облдержадміністрації та виконання невідкладної і непередбаченої роботи у вихідні та святкові дні головою облдержадміністрації запроваджується чергування заступників голови облдержадміністрації, керівників структурних підрозділів облдержадміністрації, а заступником голови – керівником апарату – чергування працівників апарату облдержадміністрації.

148. Графіки чергувань заступників голови облдержадміністрації (за погодженням) складаються управлінням забезпечення роботи керівництва апарату облдержадміністрації і затверджуються головою облдержадміністрації.

Графіки чергувань працівників структурних підрозділів облдержадміністрації та її апарату складаються і затверджуються керівниками цих підрозділів.

По одному примірнику графіків чергувань надається відповідальному черговому облдержадміністрації у першу приймальню та черговому на центральний вхід у будівлю.

149. Заступники голови облдержадміністрації, які чергують у вихідні дні, термін роботи погоджують з головою облдержадміністрації.

150. Облік фактично відпрацьованого часу у святкові та вихідні дні ведеться у відповідних структурних підрозділах облдержадміністрації та її апарату.

151. Робота у вихідні та святкові дні працівників облдержадміністрації компенсується згідно з чинним трудовим законодавством.

Начальник управління організаційної роботи апарату облдержадміністрації С.Волинець